Trabajo Riesgos y Procesos (página 2)

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Según Gómez Cejas, Guillermo. Año
1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier
representación gráfica de un procedimiento o parte
de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como
su nombre lo indica, representa el flujo de información de
un procedimiento.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las
mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como
uno de los principales instrumentos en la realización de
cualquier método y sistemas.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es
importante los flujogramas en toda organización y
departamento, ya que este permite la visualización de las
actividades innecesarias y verifica si la distribución del
trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las
personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con
mucha holgura.

Según Gómez Rondón, Francisco.
Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son
importantes para el diseñador porque le ayudan en la
definición formulación, análisis y
solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al
analista a comprender el sistema de información de acuerdo
con las operaciones de procedimientos incluidas, le
ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de
mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de
información para la administración.

Características.

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año
1.997:

Sintética: La representación que se
haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido
en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y
asimilación, por tanto dejan de ser
prácticos.
Simbolizada: La aplicación de la
simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su
interpretación.
De forma visible a un sistema o un proceso: Los
diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema
o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama
es comparable, en cierta forma, con una fotografía
aérea que contiene los rasgos principales de una
región, y que a su vez permite observar estos rasgos o
detalles principales.

Según Chiavenato, Idalberto. Año
1.993:

Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado
todos los aspectos del procedimiento.
Dar las bases para escribir un informe claro y
lógico.
Es un medio para establecer un enlace con el
personal que eventualmente operará el nuevo
procedimiento.

Según Gómez Rondón, Francisco.
Año 1.995:

De uso, permite facilitar su empleo.
De destino, permite la correcta
identificación de actividades.
De comprensión e interpretación,
permite simplificar su comprensión.
De interacción, permite el acercamiento y
coordinación.
De simbología, disminuye la complejidad y
accesibilidad.
De diagramación, se elabora con rapidez y no
requiere de recursos sofisticados.

Tipos.

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año
1.997:

Según su forma:

Formato Vertical: En él el flujo o
la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es
una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda
la información que se considere necesaria,
según su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o
la secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha.
Formato Panorámico: El proceso
entero está representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho más
rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su
comprensión, aun para personas no familiarizadas.
Registra no solo en línea vertical, sino
también horizontal, distintas acciones
simultáneas y la participación de más de
un puesto o departamento que el formato vertical no
registra.
Formato Arquitectónico: Describe el
itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano
arquitectónico del área de trabajo. El primero
de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que
los últimos son fundamentalmente
representativos.

Por su propósito:

De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una
forma con muy pocas o ninguna descripción de las
operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus
diferentes copias, a través de los diversos puestos y
departamentos, desde que se origina hasta que se archiva.
Retrata la distribución de múltiples copias de
formas a un número de individuos diferentes o a
unidades de la organización.

Las formas pueden representarse por símbolos, por
dibujos o fotografías reducidas o por palabras
descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se
designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se
sigue su curso al proceso de progresión horizontal,
cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la
organización o a los individuos.

De Labores (¿qué se hace?):
Estos diagramas abreviados sólo representan las
operaciones que se efectúan en cada una de las
actividades o labores en que se descompone un procedimiento y
el puesto o departamento que las ejecutan. El término
labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o
mental. Se usa el formato vertical.
De Método (¿cómo se
hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y
presentan además la manera de realizar cada
operación de procedimiento, por la persona que debe
realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el
formato vertical.
Analítico (¿para qué
se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del
procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona
que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada
una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el
dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia
recorrida o alguna observación complementaria. Se usa
formato vertical.
De Espacio (¿dónde se hace?):
Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o
una persona durante las distintas operaciones del
procedimiento o parte de él, señalando el
espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante,
expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico.
Combinados: Presenta una combinación
de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se
usa el flujograma de formato vertical para combinar labores,
métodos y análisis (qué se hace,
cómo se hace, para qué se hace).

Se usa el formato panorámico para combinar varias
formas y labores de varios puestos o departamentos.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo

Diagrama de flujo vertical: También
denominado gráfico de análisis del proceso. Es
un gráfico en donde existen columnas verticales y
líneas horizontales. En la columnas verticales
están los símbolos o convencionales ( de
operación, transporte, control, espera y archivo), los
funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido
para la ejecución y le tiempo invertido.

El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la
rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o
procedimiento para ayudar en la capacitación del personal
y para racionalizar el trabajo.

Diagrama de flujo horizontal: Es diferente
al anterior, al revés de la secuencia que se traslada
verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este
utiliza los mismos símbolos y convenciones que el
vertical.

El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u
organismos que participan en una determinada rutina o
procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios
organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que
corresponde a cada uno y comparar la distribución de las
tareas para una posible racionalización o
redistribución del trabajo.

Diagrama de flujo de bloques: Es un
diagrama de flujo que representa la rutina a través de
una secuencia de bloques, cada cual con su significado y
encadenados entre sí. Utiliza una simbología
mucho más rica y variada que los diagramas anteriores,
y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas
en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama
para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas,
operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que
constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.

Según Gómez Rondón, Francisco.
Año 1.995:

Por su presentación:

De bloque: Se representan en
términos generales con el objeto de destacar
determinados aspectos.
De detalle: Plasman las actividades en su
más detallada expresión.

Por su formato:

De formato vertical: En el que el flujo de
las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a
izquierda.
De formato horizontal: En el que la
secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en
forma descendente
De formato tabular: También conocido
como de formato columnar o panorámico, en el que se
presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones,
correspondiendo a cada puesto o unidad una
columna.

De formato arquitectónico: Muestra
el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien
la secuencia de las operaciones a través del espacio
donde se realizan

Por su propósito:

De forma: El cual se ocupa fundamentalmente
de documentos con poca o ninguna descripción de
operaciones con poca o ninguna descripción de
operaciones.
De labores: Indica el flujo o secuencia de
las operaciones, así como quién o en donde se
realiza y en qué consiste ésta.
De método: Muestra la secuencia de
operaciones, la persona que las realiza y la manera de
hacerlas.
Analítico: Describe no sólo
el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer
cada operación, sino para qué
sirven.
De espacio: Indica el espacio por el que se
desplaza una forma o una persona.
Combinados: Emplean dos o más
diagramas en forma integrada.
De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo
de la información con textos y dibujos.
Asistido por computadora: El flujo de
información se hace con recursos de
software.

Simbología.

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año
1.997:

Principio y/o terminación del diagrama: Este
símbolo representa tanto la disponibilidad de la
información para su procesamiento (entrada), como la
mención de que la información ya ha sido
procesada.

Actividad u operación: Se utiliza siempre que una
actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea
en el valor, forma o disposición de la
información.

Anotación, aclaración, o ambos casos:
Siempre que se quiera algún comentario al margen, notas
explicatorias, aclaraciones, etc; se trazará
indistintamente una línea punteada que vaya de la nota
aclaratoria al símbolo en que se requiere esa
nota.

Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las
condiciones físicas de nuestro diagrama obligue a
interrumpir el graficado de la información que se tiene y
deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese
unir informaciones aisladas.

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Documento: El símbolo se utilizará cuando
se desee representar un documento cualquiera. Puede ser una
forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la
tarjeta perforadora y la cinta magnética). Siempre que un
documento tenga varias copias, estas deberán presentarse
dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la
copia y así sucesivamente.

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Destrucción: Este símbolo indica la
destrucción de cualquier documento o información.
Es conveniente aclarar siempre que documentos se están
destruyendo.

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Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en
el flujo del proceso o sistema interviene otra sección o
departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos
interesen los pasos o trámites que se realizan en ese
lugar.

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Alternativa: Este símbolo representa el momento
en que una actividad u operación cualquiera implica tomar
uno o varios caminos diferentes.

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Actividad fuera del ámbito de
investigación: Este símbolo se utiliza cuando se
considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las
actividades que realizan en otro lugar, o bien para indicar que
las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para
indicar que las actividades que se realizan en el proceso o
sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso
del proceso o sistemas muy parecidos o similares, que nada
más varían en su inicio o su final.

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Canalización: Este símbolo se utiliza en
tres formas diferentes, cuando se recibe información de
varias fuentes o condensa en una sola:

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Cuando se recibe información de una sola fuente y
se canaliza por diferentes fuentes:

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bien, cuando se recibe información de varias
fuentes y se canaliza a otras fuentes:

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Según Chiavenato, Idalberto 1.993:

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El circulo; significa una operación (una etapa o
una subdivisión del proceso). Una operación se
realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo.
Ejemplo: emisión de un documento.

La flecha o pequeño circulo corresponde a un
transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Ocurre
cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a
otro.

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El cuadrado significa una inspección o control,
ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de verificar o
fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo:
verificación de una firma.

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La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por
congestionamiento, distancia o por espera de alguna
provisión por parte de otra persona. Significa una espera
o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de
quien se dependa para proseguir el proceso.

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El triángulo con el vértice hacia abajo o
hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o
muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de
materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de
documentos).

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Según Gómez Rondón,
Francisco. Año 1.995:

Operación: Indica las
principales fases del proceso, método o
procedimiento.

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Inspección: Indica que se
verifica la calidad y/o cantidad de algo.

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Desplazamiento o transporte: Indica el
movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a
otro.

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Depósito provisional o espera:
Indica demora en el desarrollo de los hechos.

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Almacenamiento permanente: Indica el
depósito de un documento o información dentro
de un archivo, o de un objeto cualquiera en un
almacén.

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Diseño y
Elaboración.

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año
1.997:

Convención para trazar los
diagramas:

1. La información para identificar cada
diagrama debe ser la siguiente:
a. Nombre del proceso, indicando los puntos
iniciales y finales.
b. Nombre del departamento o los departamentos
involucrados.
c. Nombre de la persona que preparó el
diagrama.
d. Número de personas o puestos
involucrados.
e. Número de pasos.
2. Identificar cada columna con le nombre de la
persona o puestos que realiza cada uno de los
pasos.
3. Representar las formas o documentos,
mediante rectángulos proporcionales a las formas o
documentos representados. Sin embargo como lo principal es la
claridad, esta convención puede eliminarse empleando
solamente el buen juicio.
4. Cada forma debe representarse siempre por un
rectángulo de las mismas dimensiones.
5. Cada vez que se crea una forma, se le pone
en el original y copias un triángulo negro en la
esquina inferior derecha.
6. Cuando las dimensiones del rectángulo
lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en
cada paso que aparezca.
7. El original y las copias siempre deben
ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la
esquina superior derecha. Para el original siempre se
colocará el número uno; y las siguientes copias
tendrán numeraciones ascendentes.
8. En cada paso deben presentarse todos los
documentos que intervienen.
9. Cuando se transportan dos o más
papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en
sobre, se reúnen los rectángulos identificando
cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola
línea.
10. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el
transporte se representa por medio de líneas para cada
forma o grupo de formas.
11. La secuencia demuestra haciendo que las
líneas de transportes tengan una ligera tendencia
hacia abajo.
12. El orden cronológico de los pasos se
representa por el orden en que aparecen los
rectángulos, de arriba hacia abajo.
13. Debe identificarse cada paso con un
número y hacer una pequeña descripción
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la
acción.
14. Si es posible hacer que lo firme el jefe
del departamento o el empleado que ha proporcionado la
información.

Presentación de las formas en el
diagrama:

1. Las figuras deben hacerse en forma de
cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea
posible la forma y tamaño de las originales reducidas
a escala, indicando en la parte superior y al centro el
nombre con una sola palabra.
2. Las formas con copias deben representarse
como sigue.
3. Cuando se tenga que hacer una
distribución de formas, se recomienda empezar con la
más alejada para evitar que se crucen.
4. Toda forma debe demostrar cual fue su
origen.
5. La nueva forma se marca con un
triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello
se identifica el hecho de que la forma aparece por primera
vez en el proceso.
6. Cuando se termine el espacio disponible en
el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la
misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos círculos con la
letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y
otro igual en el lugar en que se reinicia.

Según Chiavenato, Idalberto. Año
1.993:

Se rige por una serie de símbolos, normas y
pautas convencionales las cuales son:

1. El formato o esqueleto del flujograma debe
dividirse en partes que representan a los departamentos,
secciones o dependencias involucradas en el procedimiento.
Cada departamento o sección debe mostrarse una sola
vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia
cronológica de su aparición en el procedimiento
que se describe de izquierda a derecha.
2. Mostrar una misma dependencia más de
una vez en el flujograma aun cuando las acciones del
procedimiento regresen a la misma.
3. Las líneas indicadoras del flujograma
deben ser más delgadas que las líneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de
flechas en sus extremos terminales.
4. Cada paso o acción del procedimiento
debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy
pocas palabras.
5. Cuando algún documento queda retenido
en alguna dependencia del flujograma se indica según
sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por
algunos días ("D"), horas ("O") o minutos
(´).
6. Cuando hay que destruir algún
documento luego de ser utilizado en el procedimiento se
indica con una (X) grande.
7. Cuando en el procedimiento algún
documento da origen a otro se indicará en el
flujograma mediante una flecha interrumpida.
8. Al igual que vimos en los organigramas en
los flujogramas cuando varias líneas se entrecruzan
sin tener relación se indica mediante una
inflexión en cualquiera de ellas.
9. Siempre resultará mejor que el
flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su
extensión se tenga que continuar en otra
página, se señala mediante un símbolo
cualquiera dentro de un círculo, en la página
donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se
colocará en otra página como sigue.

Según Gómez Rondón, Francisco.
Año 1.995:

El analista experto adoptará su propio
método en la preparación de los flujogramas o
diagrama de flujo, a continuación se observan algunas
pautas:

1. Especificar el objetivo del flujograma o
diagrama de flujo.
2. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es
decir, identificar los subsistemas que, según se sabe,
debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con
ellos.
3. Utilizar símbolos autorizados y de
una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con
los símbolos recortados.
4. Empezar a construir el flujograma o diagrama
de flujo en la parte superior de cada página; deben ir
de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
5. Cada página debe tener un encabezado
que identifique claramente el proyecto, la gráfica, la
flecha (de revisión, si la hay), el autor y el
número de páginas.
6. Cuando las líneas de flujo son
numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para
reducir su número.
7. Establecer el nivel en que van a construirse
los flujogramas o diagramas de flujo.
8. Reunir los flujos de entrada, de modo que
las líneas de flujo que aparecen entrando en un
símbolo sean las menos posibles, lo mismo se
harán con las líneas que salen.
9. Escribir en los símbolos, usando el
menor número posible de palabras.

Recomendaciones para el uso y aplicación de
Fluxogramas.

a. La redacción del contenido del
símbolo de operación debe ser realizada con
frases breves y sencillas
b. Evitar usar siglas anotando el nombre
completo de las unidades administrativas.
c. El símbolo de documento debe contener
el nombre original de la forma que se utilice.
d. El símbolo de conector puede ser
alfabético o numérico, pero debe coincidir en
los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran
cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al
símbolo.
e. Debe realizarse de forma limpia y
ordenada.
f. realizarlas al principio en forma de
borrador, sin emplear plantillas.

Planificación
Estratégica

Planificar significa prever, pensar lo que se
hará, programando con anticipación las acciones y
actividades del grupo.

La planificación nos debe dejar claro:

Que se va a hacer.
Por que se hará.
Cuando se hará cada actividad y en que
orden.
Con que recursos humanos y materiales se
realizará.

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La planificación debe ser
participativa, así nos dará un buen resultado,
incorporando a todos los miembros del grupo, junta directiva y
demás colaboradores, de esta manera, conjuntamente nos
garantizamos que nos ayuden a:

Identificar los problemas y necesidades
que existen.
Discutir las acciones y actividades que
ayudaran a solucionar esos problemas.
Definir los pasos a seguir.
Determinar quienes asumirán las
distintas tareas necesarias para la ejecución del
plan.
Implementar las acciones y
actividades.
Analizar y evaluar los
resultados.

La planificación puede ser de dos
tipos:

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El plan estratégico es un documento en el que los
responsables de una organización (empresarial,
institucional, no gubernamental, deportiva,…) reflejan cual
será la estrategia a seguir por su compañía
en el medio plazo. Por ello, un plan estratégico se
establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5
años.

Un plan estratégico es cuantitativo, manifiesto y
temporal. Es cuantitativo porque indica los objetivos
numéricos de la compañía. Es manifiesto
porque especifica unas políticas y unas líneas de
actuación para conseguir esos objetivos. Finalmente, es
temporal porque establece unos intervalos de tiempo, concretos y
explícitos, que deben ser cumplidos por la
organización para que la puesta en práctica del
plan sea exitosa.

Suele ser común, en el ámbito de los
negocios, complementar un plan estratégico empresarial con
uno o varios planes operativos.

Etapas.

Un plan estratégico se compone en general de
varias etapas:

Etapa 1: Análisis de la
situación.

Permite conocer la realidad en la cual opera la
organización.

Etapa 2: Diagnóstico de la
situación.

Permite conocer las condiciones actuales en las que
desempeña la organización, para ello es necesario e
la actual situación (tanto dentro como fuera de la
empresa).

Etapa 3: Declaración de objetivos
estratégicos.

Los Objetivos estratégicos son los puntos futuros
debidamente cuantificables, medibles y reales; puestos que luego
han de ser medidos.

Etapa 4: Estrategias
corporativas.

Las estrategias corporativas responden a la necesidad de
las empresas e instituciones para responder a las necesidades del
mercado (interno y externo), para poder "jugar" adecuadamente,
mediante "fichas" y "jugadas" correctas, en los tiempos y
condiciones correctas.

Etapa 5: Planes de
actuación.

La pauta o plan que integra los objetivos, las
políticas y la secuencia de acciones principales de una
organización en todo coherente.1

Etapa 6: Seguimiento.

El Seguimiento permite "controlar" la evolución
de la aplicación de las estrategias corporativas en las
Empresas u organizaciones; es decir, el seguimiento permite
conocer la manera en que se viene aplicando y desarrollando las
estrategias y actuaciones de la empresa; para evitar sorpresas
finales, que puedan difícilmente ser
resarcidas.

Etapa 7:
Evaluación.

La evaluación es el proceso que permite medir los
resultados, y ver como estos van cumpliendo los objetivos
planteados. La evaluación permite hacer un "corte" en un
cierto tiempo y comparar el objetivo planteado con la realidad.
Existe para ello una amplia variedad de herramientas. Y es
posible confundirlo con otros términos como el de
organizar, elaborar proyecto etc.

Como hacemos una Planificación
Estratégica.

Esta metodología la podemos utilizar tanto en
planificación operativa como planificación
estratégica, con la diferencia de que en la operativa
definimos las acciones del corto plazo y en la estratégica
definimos las acciones para el largo plazo.

Existen muchos modelos para realizar una
planificación estratégica, pero utilizaremos la
más común, la que contiene: Objetivo General,
Área, Objetivo, Actividades, Fechas, Recursos y
Responsables.

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